PRIVACY: BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

Versie: mei 2026

KV Wolderwijd/DYZLE hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van leden, ouders/verzorgers, vrijwilligers, trainers, medewerkers, bezoekers en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op basis van welke grondslag, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

KV Wolderwijd/DYZLE verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze verenigingsactiviteiten, gaan zorgvuldig met gegevens om en nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.

1. Wie is verantwoordelijk?

KV Wolderwijd/DYZLE is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
KV Wolderwijd/DYZLE
Horsterweg 202a
3893 AA Zeewolde
E-mail algemeen: bestuur@kvwolderwijd.nl
E-mail ledenadministratie: ledenadministratie@kvwolderwijd.nl

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaande e-mailadressen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met de vereniging kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

voor- en achternaam;
adres, postcode en woonplaats;
geboortedatum;
geslacht, voor zover nodig voor teamindeling, competitie of bondsregistratie;
telefoonnummer en e-mailadres;
gegevens van ouder(s)/verzorger(s) bij jeugdleden;
lidmaatschapsgegevens, teamindeling, functie, rol of vrijwilligersfunctie;
sporttechnische gegevens, zoals korfbalervaring, vorige vereniging, team of trainersdiploma’s;
betaalgegevens, zoals IBAN en contributiegegevens;
aanwezigheid bij trainingen, wedstrijden, diensten of activiteiten, voor zover nodig;
foto’s en video’s waarop personen herkenbaar in beeld kunnen zijn;
correspondentie met de vereniging;
gegevens die nodig zijn voor arbeidsrelaties, vrijwilligersafspraken of wettelijke verplichtingen;
technische gegevens bij bezoek aan onze website, zoals cookies, IP-adres of browsergegevens, voor zover van toepassing.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is, wettelijk is toegestaan of daarvoor uitdrukkelijke toestemming is gegeven. Gegevens over blessures of medische omstandigheden worden alleen verwerkt als dat noodzakelijk is voor veiligheid of begeleiding en bij voorkeur op initiatief van het lid of de ouder/verzorger.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

inschrijving en administratie van leden;
uitvoering van het lidmaatschap;
aanmelding bij Sportlink, het KNKV en andere noodzakelijke sportorganisaties;
teamindeling, trainingen, wedstrijden en competitie;
communicatie met leden, ouders/verzorgers, vrijwilligers en medewerkers;
organisatie van activiteiten, kantinediensten, vrijwilligerswerk en verenigingsdiensten;
contributie-inning, financiële administratie en betalingsverwerking;
publicatie van teamindelingen, wedstrijdinformatie, nieuwsberichten en verenigingsinformatie;
gebruik van foto’s en video’s voor verslaglegging, promotie of communicatie, voor zover toegestaan;
uitvoering van vrijwilligersovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten of andere afspraken;
naleving van wettelijke verplichtingen;
beveiliging en goed functioneren van de website;
behandeling van vragen, verzoeken en klachten.

4. Op welke AVG-grondslagen verwerken wij gegevens?

KV Wolderwijd/DYZLE verwerkt persoonsgegevens alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie gebruiken wij één of meer van de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst
Bijvoorbeeld voor het lidmaatschap, contributie, deelname aan trainingen en wedstrijden, vrijwilligersafspraken of arbeidsrelaties.

Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld voor financiële administratie, fiscale verplichtingen of verplichtingen rondom personeel.

Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld voor interne verenigingscommunicatie, planning van teams en vrijwilligers, beveiliging van systemen, verslaglegging van verenigingsactiviteiten en het goed laten functioneren van de vereniging. Daarbij wegen wij altijd het privacybelang van betrokkenen mee.

Toestemming
Bijvoorbeeld voor bepaalde publicaties van herkenbare foto’s of video’s, commerciële of promotionele uitingen, of andere verwerkingen waarvoor toestemming nodig is. Gegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken.

5. Minderjarigen

Voor leden jonger dan 16 jaar verwerken wij persoonsgegevens met betrokkenheid van de ouder(s), verzorger(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s). Waar toestemming nodig is, vragen wij die toestemming aan de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bij publicatie van herkenbaar beeldmateriaal van jeugdleden zijn wij extra zorgvuldig. Ouders/verzorgers kunnen toestemming weigeren of intrekken. Het weigeren of intrekken van toestemming voor publicatie van beeldmateriaal heeft geen gevolgen voor het lidmaatschap of deelname aan reguliere verenigingsactiviteiten.

6. Foto’s en video’s

Tijdens trainingen, wedstrijden, evenementen en verenigingsactiviteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Beeldmateriaal kan worden gebruikt voor:

wedstrijdverslagen;
nieuwsberichten;
teamfoto’s;
de website;
sociale media;
promotie van de vereniging.

Wij gaan zorgvuldig om met herkenbaar beeldmateriaal. Voor gerichte publicaties, zoals teamfoto’s, portretten of promotionele beelden, vragen wij waar nodig toestemming. Voor algemene sfeerbeelden of journalistieke verslaglegging van verenigingsactiviteiten kan soms een gerechtvaardigd belang gelden, waarbij wij steeds rekening houden met de privacy van betrokkenen.

Wilt u niet dat u of uw kind herkenbaar in beeld wordt gepubliceerd, dan kunt u dit melden via ledenadministratie@kvwolderwijd.nl of bestuur@kvwolderwijd.nl. Wij zullen daar zoveel mogelijk rekening mee houden.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

KV Wolderwijd/DYZLE deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de uitvoering van de verenigingsactiviteiten, het lidmaatschap, wettelijke verplichtingen of wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

Wij kunnen gegevens delen met onder meer:

Sportlink;
het KNKV;
betalings- of administratieve dienstverleners;
website- en hostingpartijen;
boekhouder, accountant of salarisadministrateur, indien van toepassing;
andere dienstverleners die namens de vereniging gegevens verwerken.

Met partijen die in opdracht van KV Wolderwijd/DYZLE persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Daarin maken wij afspraken over beveiliging, geheimhouding en het gebruik van persoonsgegevens.

KV Wolderwijd/DYZLE verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

KV Wolderwijd/DYZLE streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als persoonsgegevens toch buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt wanneer passende waarborgen aanwezig zijn volgens de AVG.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

In hoofdlijnen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

ledenadministratie: gedurende het lidmaatschap en daarna zolang nodig voor administratie, historie of wettelijke verplichtingen;
financiële administratie: doorgaans 7 jaar vanwege fiscale bewaarplichten;
vrijwilligers- en functiegegevens: zolang nodig voor de organisatie van de vereniging;
gegevens van oud-leden: alleen voor zover nodig voor verenigingshistorie, reünies, administratie of gerechtvaardigde verenigingsdoelen;
foto’s en video’s: zolang deze relevant zijn voor verslaglegging, historie of promotie, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt of toestemming wordt ingetrokken;
sollicitatiegegevens, indien van toepassing: niet langer dan noodzakelijk voor de procedure, tenzij toestemming is gegeven voor langere bewaring;
websitegegevens en cookies: volgens de bewaartermijnen die bij de betreffende cookies of technische instellingen horen.

10. Beveiliging

KV Wolderwijd/DYZLE neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging.

Wij nemen onder meer de volgende maatregelen:

toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben;
gebruikersaccounts zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord;
vrijwilligers en functionarissen die persoonsgegevens verwerken worden gewezen op vertrouwelijkheid;
waar nodig worden afspraken gemaakt met verwerkers;
systemen worden waar mogelijk actueel en beveiligd gehouden;
gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk;
bij incidenten beoordelen wij of sprake is van een datalek en handelen wij volgens de wettelijke regels.

11. Website en cookies

De website van KV Wolderwijd/DYZLE gebruikt technische en functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Daarnaast kunnen analytische cookies worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, voor zover deze geen of beperkte inbreuk maken op de privacy.

Als cookies worden gebruikt waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming via de website.

U kunt cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat sommige onderdelen van de website dan mogelijk minder goed werken.

12. Links naar andere websites

Op onze website kunnen links staan naar websites van derden, zoals sportorganisaties, sociale media of sponsoren. KV Wolderwijd/DYZLE is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze externe partijen met persoonsgegevens omgaan. Raadpleeg daarvoor de privacyverklaring van de betreffende website of organisatie.

13. Uw privacyrechten

U heeft volgens de AVG verschillende rechten. U kunt ons vragen om:

inzage in uw persoonsgegevens;
correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
verwijdering van persoonsgegevens;
beperking van de verwerking;
overdracht van gegevens, voor zover van toepassing;
bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kunt u sturen naar ledenadministratie@kvwolderwijd.nl of bestuur@kvwolderwijd.nl.

Wij reageren in principe binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Als een verzoek complex is of als er meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, mogen wij deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden verlengen. In dat geval laten wij dit binnen één maand weten.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren. Wij vragen niet meer gegevens dan noodzakelijk. Als een kopie van een identiteitsbewijs nodig is, adviseren wij om uw BSN en pasfoto af te schermen en op de kopie te vermelden dat deze alleen bedoeld is voor dit privacyverzoek aan KV Wolderwijd/DYZLE.

14. Intrekken van toestemming

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die toestemming altijd intrekken. Intrekking geldt vanaf dat moment en heeft geen terugwerkende kracht.

Voorbeelden zijn toestemming voor bepaalde foto’s, video’s of publicaties. Na intrekking verwijderen wij het materiaal waar dat redelijkerwijs mogelijk is. Het kan zijn dat materiaal dat al in drukwerk, archieven of gedeelde berichten is verschenen niet volledig kan worden teruggehaald.

15. Datalekken

Als er sprake is van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen wij of sprake is van een datalek. Indien nodig melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of informeren wij betrokkenen.

16. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop KV Wolderwijd/DYZLE met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via bestuur@kvwolderwijd.nl. Wij proberen dan samen een oplossing te vinden.

Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen

KV Wolderwijd/DYZLE kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer wetgeving, systemen of verenigingsprocessen wijzigen. De meest actuele versie staat op onze website.